Mobiele telefoon vrijgesteld?

Wanneer is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon aan een werknemer eigenlijk vrijgesteld? Welke voorwaarden gelden hiervoor? Hierover heeft de Belastingdienst een handreiking opgesteld.

De mobiele telefoon moet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Wanneer is dat het geval?

1. Noodzakelijk betekent dat de werknemer de mobiele telefoon nodig heeft om zijn dienstbetrekking goed te kunnen uitoefenen. De mate van het gebruik is daarbij niet doorslaggevend. De Belastingdienst volgt hierin het redelijke oordeel van de werkgever.
2. De werkgever betaalt de mobiele telefoon en berekent de kosten niet door aan de werknemer.
3. De werknemer moet de mobiele telefoon aan de werkgever teruggeven, of de restwaarde aan de werkgever betalen als hij de telefoon niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als de mobiele telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, dan moet de werkgever de vergoeding, verstrekking, of terbeschikkingstelling hiervan aanwijzen als eindheffingsloon.

Bewijslast
Als de Belastingdienst van mening is dat het gebruik van een mobiele telefoon niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan moet de Belastingdienst dit bewijzen.

Dit is anders als de werknemer een bestuurder of een commissaris is. In dat geval geldt dat de werkgever aannemelijk moet maken dat de mobiele telefoon aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet.

Privévoordeel
Gebruikt de werknemer de mobiele telefoon die aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet, ook privé? Dan hoeft u het privévoordeel niet tot het loon te rekenen.

Eigen bijdrage
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de mobiele telefoon of voor een duurder abonnement en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage? Dan blijft voor de basisuitvoering die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage voor de duurdere uitvoering gaat van het nettoloon af. Ook mag de werkgever een eigen bijdrage voor privégebruik vragen. Deze gaat ook van het nettoloon af.

Voorbeelden eigen bijdrage

• De werknemer kiest voor een duurdere uitvoering van de telefoon. De werkgever mag een eigen bijdrage vragen voor de meerkosten. Deze eigen bijdrage moet de werknemer uit zijn nettoloon betalen.
• De werknemer kiest voor een duurder abonnement, omdat hij voor privédoeleinden meer belminuten of een grotere databundel nodig heeft. De hogere kosten moet de werkgever specificeren. De werkgever mag dan een eigen bijdrage vragen voor de meerkosten. Deze eigen bijdrage moet de werknemer uit zijn nettoloon betalen.

Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de werkgever de mobiele telefoon volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon. Omdat de kosten dan ten laste van de werknemer komen, wordt niet voldaan aan de voorwaarde dat de werkgever de voorziening voor zijn rekening neemt.

Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de mobiele telefoon of een duurder abonnement en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. De uitruil voor de meerprijs van de luxere versie is alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.

Mogelijk betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik. De werkgever mag deze eigen bijdrage uitruilen met het brutoloon. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden.